Mit dem Produkt "Online Teilnahme Erfassung (OTE)" werden Kursteilnahmen vor Ort bei den Bildungsträgern erfasst. Dadurch werden Abrechnungen von Maßnahmen in den Bereichen Überbetriebliche Lehrlingsunterweisung und Meistervorbereitung schneller und effizienter.
Die Erfassung von Anwesenheiten, Fehlzeiten und Verspätungen erfolgt derzeit häufig noch handschriftlich, inklusive aller Probleme, die aus Medienbrüchen entstehen. Die damit verbundenen Nachteile wie Druck und Transport von Erfassungsbögen, mehrfache Erfassung von Daten sowie vor allem die stark verzögerte digitale Verfügbarkeit der Teilnahmedaten werden durch das Modul OTE von HWK-Universal eliminiert.

OTE Übersicht der Termine Als Grundlage für die Optimierung sieht OTE eine Erfassung von Teilnahmen direkt vor Ort über ein beliebiges Endgerät vor. In Abhängigkeit von den Rahmenbedingungen sind Dozenten so in der Lage, Fehlzeiten oder Verspätungen übersichtlich und schnell am Arbeitsplatzrechner, Laptop, Tablet oder auch mit dem Smartphone zu erfassen.

Die technischen Anforderungen der Webanwendung an das verwendete Endgerät sind sehr gering. Zudem besteht eine große Freiheit bei der Wahl der verwendeten mobilen Systeme und deren Hersteller (z.B. iOS von Apple oder Android von Google). Für einen reibungslosen Betrieb reicht eine geringe Bandbreite bereits aus, was eine Nutzung auch bei langsamen Mobilfunkverbindungen mit hohen Latenzen erlaubt.

Erfassung der Anwesenheit Ein wesentliches Merkmal der Softwarelösung ist ein weitgehender Verzicht auf Anforderungen an die technische Infrastruktur in den Räumlichkeiten des Bildungsträgers. So kann eine Nutzung des Systems auch ohne strukturierte Verkabelung oder den direkten Zugriff auf die Verwaltungsdatenbank erfolgen.

Die Bedienung der Webanwendung fügt sich nahtlos in den Arbeitsalltag des Lehrpersonals ein. So werden lediglich die aktuell relevanten Termine des authentifizierten Dozenten aufgelistet. Die Anmeldung erfolgt dabei in der Regel mit den aus HWK-Universal gewohnten Zugangsdaten. Die Listen mit den relevanten Informationen zu allen Teilnehmern werden intuitiv dargestellt und lassen sich unabhängig vom verwendeten Endgerät effizient erfassen.

OTE Übersicht der Daten Die technische Umsetzung der Erfassung verhindert inkonsistente Daten und forciert die Einhaltung von vorgegebenen Standards des Bildungsträgers. Die sofortige Prüfung der Eingabe ist dabei eine Hilfestellung und führt nicht zu einem mehr an Aufwand bei der Bedienung. Und im Gegensatz zu Papierformularen reicht ein Klick auf "Kommt jetzt" bzw. "Geht jetzt", um die Abweichungen der Anwesenheit gemäß aktueller Uhrzeit zu dokumentieren.

Als Grundlage für die Webanwendung werden moderne Technologien eingesetzt, die einerseits den Komfort nativer Apps bieten, aber ohne aufwändige Installation und Konfiguration auskommen.

Und die Sicherheit der Daten? Obwohl alle benötigten Informationen vor Ort bereitstehen und der geforderten Aktualität entsprechen, erfolgt zu keinem Zeitpunkt ein direkter Zugriff auf die zentrale Verwaltungsdatenbank von "HWK-Universal". Auf diese Weise werden Risiken auf ein Minimum reduziert. Sowohl konzeptionell als auch technisch bietet das System keine zusätzliche Angriffsfläche.